algemene voorwaarden

📄 Algemene Voorwaarden EPOC

Eigen Risico: Deelname aan EPOC geschiedt geheel op eigen risico van de deelnemer. De organisatie aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor het ontstaan van blessures, lichamelijk letsel, of schade aan eigendommen.
Fysieke en mentale gesteldheid: De deelnemer verklaart bij inschrijving en de daadwerkelijke start over een goede gezondheid te beschikken en fysiek en mentaal in staat te zijn de beproeving (trailrunning en de krachtonderdelen) te volbrengen. Bij twijfel is de deelnemer zelf verantwoordelijk voor het raadplegen van een arts.
Aansprakelijkheid: De organisatie (inclusief vrijwilligers en partners) is niet aansprakelijk voor schade, diefstal of verlies van persoonlijke eigendommen van de deelnemer, noch voor indirecte schade die ontstaat voor, tijdens of na het evenement (inclusief reistijd en voorbereidende trainingen).

Onze logistieke planning begint zodra jij je inschrijft. Daarom hanteren we een strikt beleid:

Geen restitutie: Eenmaal gekochte tickets zijn definitief. Er vindt onder geen beding restitutie (terugbetaling) plaats van het inschrijfgeld.
Blessures en overmacht: Ook in het geval van blessures, ziekte, werkverplichtingen of andere persoonlijke omstandigheden wordt het inschrijfgeld niet geretourneerd.
Overdracht: Het is toegestaan je ticket over te dragen aan een andere deelnemer (bijv. via TicketSwap of in eigen beheer), mits de gegevens van de nieuwe deelnemer uiterlijk zeven dagen voorafgaand aan de bewuste race aan de organisatie zijn doorgegeven.

Instructies: Deelnemers zijn verplicht de instructies van de organisatie, jury en vrijwilligers op het parcours direct op te volgen.
Materiaal: Deelnemers dienen zorgvuldig om te gaan met de door de organisatie ter beschikking gestelde materialen (zoals de pullka sledes en harnassen). Bij moedwillige vernieling kan de schade op de deelnemer worden verhaald.
Leave only footsteps: EPOC streeft een eco-friendly event na. Het is deelnemers verboden om van de aangegeven paden te gaan en waar dan ook afval in de natuur achter te laten. Deelnemers die dit toch doen, worden uit de race en/of uitslag gehaald.

Publicatie: Tijdens EPOC worden foto’s en video’s gemaakt voor promotionele doeleinden. Door akkoord te gaan met deze voorwaarden, geef je de organisatie toestemming om dit beeldmateriaal te gebruiken op sociale media, websites en in andere uitingen.

Extreem weer: In geval van extreme weersomstandigheden (denk aan code rood) of andere overmachtssituaties waarbij de veiligheid van de deelnemers niet gegarandeerd kan worden, heeft de organisatie het recht het evenement te verplaatsen of af te gelasten. In dit geval wordt gezocht naar een vervangende datum; er vindt geen restitutie van inschrijfgelden plaats.
Vergunning: de vergunningsaanvraag voor EPOC bij de gemeente Den Haag loopt nog. Mocht om de één of andere (bureaucratische) reden de aanvraag (nog) niet worden goedgekeurd, dan behoudt de organisatie het recht het evenement te verplaatsen naar een latere datum.
Vrijwilligers: EPOC kan enkel doorgaan dankzij de inzet van voldoende vrijwilligers. Momenteel zijn we druk bezig met het werven van enthousiastelingen. De organisatie heeft het recht om EPOC te verplaatsen naar een latere datum als we vóór 1 mei onvoldoende vrijwilligers hebben gevonden.